Medewerker contractadministratie - VITO

Mol, Flanders, be
Company: START PEOPLE Vlaamse Overheid
Category: Business and Financial Operations Occupations
Published on 2021-08-01 14:08:18

Functieomschrijving

Voor VITO zijn we op zoek naar een administratief bediende (m/v) voor aanbestedingen en subsidieaanvragen.

In deze functie maak je deel uit van de afdeling contractadministratie en werk je in nauwe samenwerking met de juridische dienst. Je staat in voor het administratief ondersteunen van alle business units binnen VITO met betrekking tot het administratief en juridisch correct en tijdig indienen van openbare aanbestedingen en offertes.

Taken:

  • Je ondersteunt de units op administratief vlak in het kader van projectwerving, zowel bij het indienen van offertes voor overheidsopdrachten en industriële opdrachtgevers (contractonderzoek), als bij het indienen van onderzoeksvoorstellen en subsidieaanvragen (funded onderzoek).
  • Samen met de commercieel verantwoordelijken en projectofficieren analyseer je aanbestedingsdocumenten en onderzoek je de eisen voor het aanleveren van attesten, verklaringen en administratieve documenten.
  • Je verzamelt tijdig de benodigde administratieve documenten, attesten en handtekeningen, stelt interne standaards ter beschikking en helpt de commercieel verantwoordelijken en projectofficieren met het samenstellen van het administratief dossier.
  • In het geval dat een offerte digitaal moet worden ingediend, ondersteun je de units in dit proces en zorg je voor de ondertekening van de documenten.
  • Profiel

  • Je bent in het bezit van een bachelorsdiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
  • Je hebt bij voorkeur ervaring in contract administratie en bent in staat om zelfstandig dossiers te beheren.
  • Ervaring met openbare aanbestedingen of ervaring in een onderzoekinstelling is een pluspunt.
  • Nauwkeurigheid en organisatievermogen zijn eigenschappen die jou typeren.
  • Je bent stressbestendig en hebt geen moeite met het werken tegen strakke deadlines.
  • Je bent communicatief sterk en voldoende assertief.
  • Je bent leergierig en kan je snel inwerken in een nieuwe materie.
  • Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels.
  • Jobgerelateerde competenties

  • De voorraad opvolgen, tekorten vaststellenBestellingen plaatsen
  • Documenten coderen, klasseren en archiveren
  • Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
  • Administratieve dossiers samenstellenGegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
  • Kopieerwerk verrichten
  • Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
  • Telefonische oproepen aannemenDoorverbinden naar de gevraagde gesprekspartnersEen boodschap noteren
  • Personen onthalen en hun vraag identificeren
  • Jobs you might also be interested in